PDF soubory jsou dnes jedním z nejběžnějších formátů pro sdílení dokumentů napříč obory. Přestože klasické PDF splňuje řadu praktických požadavků, v určitých situacích je vhodné nebo dokonce nezbytné dokument převést do formátu PDF/A. Tento archivní formát byl navržen speciálně pro dlouhodobé uchovávání dokumentů, a to v podobě, která zůstane čitelná a neměnná i po mnoha letech.
V následujícím článku si přiblížíme, co přesně formát PDF/A představuje, jaké přináší výhody a v jakých situacích je jeho využití doporučováno či vyžadováno.
Co je PDF/A?
PDF/A je speciální norma formátu PDF určená pro archivaci digitálních dokumentů. Na rozdíl od běžného PDF zakazuje odkazy na externí zdroje (např. fonty, multimediální obsah nebo JavaScript), které by mohly být v budoucnu nedostupné. Vše potřebné pro správné zobrazení je obsaženo přímo v souboru. Díky tomu je možné zajistit, že dokument bude mít stejnou podobu dnes i za deset či dvacet let – bez ohledu na použitý software.
Proč převádět PDF do PDF/A?
Převod do PDF/A nabízí řadu výhod, které ocení především organizace, jež kladou důraz na právní jistotu, dlouhodobou uchovatelnost a důvěryhodnost dokumentů:
1. Stálost obsahu a vzhledu
Dokument uložený ve formátu PDF/A se při otevření zobrazí vždy stejně, bez ohledu na zařízení nebo software. Nehrozí tedy rozpad struktury ani výpadky fontů.
2. Zákonné požadavky
V některých oborech, zejména v oblasti veřejné správy, účetnictví či justice, je využití formátu PDF/A přímo stanoveno legislativou nebo doporučeno normami.
3. Kompatibilita do budoucna
PDF/A je navrženo tak, aby bylo čitelné i po letech. Neobsahuje žádné prvky, které by se mohly stát nefunkčními v důsledku technologického vývoje.
Kdy je převod do PDF/A vhodný?
Použití PDF/A je vhodné zejména v následujících případech:
- Archivace důležitých dokumentů – smluv, faktur, účetních závěrek, právních dokumentů apod.
- Splnění legislativních požadavků – např. při komunikaci s veřejnou správou nebo při vedení elektronických spisů.
- Digitalizace papírových dokumentů – při skenování dokumentů určených k archivaci je vhodné je rovnou uložit jako PDF/A.
- Podávání dokumentů elektronicky – zejména pokud je důležité, aby obsah zůstal přesný a neměnný.
Jak převést PDF do PDF/A?
Převod je technicky nenáročný – dostupné jsou jak desktopové programy, tak online nástroje, které převod zvládnou během několika vteřin. U dokumentů obsahujících citlivé údaje je však doporučeno využívat řešení, která kladou důraz na ochranu dat a bezpečné prostředí.
Jedním z vhodných nástrojů je platforma BrandCloud, která umožňuje bezpečné uložení, organizaci a sdílení souborů včetně podpory formátu PDF/A. Díky řízení přístupových práv a přehlednému sledování aktivit je možné mít plnou kontrolu nad tím, kdo s dokumenty pracuje a jakým způsobem.
Závěr
Převod dokumentů do formátu PDF/A je jednoduchým, ale velmi účinným krokem ke zvýšení důvěryhodnosti a dlouhodobé uchovatelnosti firemní dokumentace. Přináší jistotu, že obsah zůstane čitelný, neměnný a v souladu s požadavky legislativy i technického vývoje.
Pro společnosti, které chtějí své dokumenty spravovat bezpečně, efektivně a s důrazem na kvalitu, představuje BrandCloud spolehlivou a uživatelsky přívětivou platformu. Podpora PDF/A je pak jen jedním z mnoha nástrojů, které firmám usnadňují každodenní práci s daty.
