Schvalování

Proces schvalování Vám umožňuje vyzvat jednoho či více uživatelů k přečtení a schválení určité stránky souborů. Výzva ke schválení přijde dotyčným formou notifikačního e-mailu a odpovědné osoby mají též možnost sledovat celý průběh, tedy kolik uživatelů již stránku schválilo a kdy. Podrobnější informace k procesu daného schvalování najdete v sekci Přehledy.

Jak zapnout funkci Schvalování na stránce souborů

Přejděte na stránku souborů, kterou potřebujete schválit některým(i) z ostatních uživatelů.
Přepněte se do editačního módu.
V pravém sloupci stránky přepněte tlačítko Žádost o schválení do zapnuté polohy.
Ve vyskakovacím okně vyberte schvalující uživatele, kterým se následně rozešle žádost o schválení.
Dle potřeby můžete doplnit i Vzkaz pro schvalující v případě, že jim potřebujete specifikovat svou žádost.
Uložte nastavení schvalování tlačítkem Uložit.
Publikujte stránku souborů.

Po publikování stránky souborů se zvoleným schvalovatelům rozešle žádost o schválení v e-mailové podobě a zároveň se jim stránka ukáže na jejich hlavní stránce pod záložkou Čeká na schválení.

Ukázka zobrazení Čeká na schválení na domovské stránce

Podrobný návod pro nastavení schvalování na stránce souborů

1) V editačním módu najdete tlačítko Žádost o schválení.

2) Zobrazí se Vám vyskakovací okno, kde vyberete schvalující a napíšete vzkaz.

3) Po vyplnění nastavení schválení uložíte tlačítkem v pravém dolním rohu.

Jak přidat další schvalovatele k již odeslané žádosti

V případě, že chcete přidat další schvalovatele k již odeslané žádosti, musíte přejít do editačního módu na dané stránce souborů, a kliknutím na Stav schvalování v pravém sloupci stránky přejít na vyskakovací okno k nastavení schvalování. Tam už si můžete přidat a editovat schvalovatele.

Ukázka přidávání dalších schvalovatelů k již odeslané žádosti o schválení

Uživatelé neschvalují. Jak je znovu požádat?

Pro opětovné požádání o schválení nemusíte znovu publikovat danou stránku souborů. Stačí na dané stránce souborů přejít na tlačítko Stav schvalování a zvolit Požádat o schválení.

Případně se dá požádat o opětovné schválení i v sekci Přehledy. Tam musíte schválení, které chcete schvalovatelům připomenout, zvolit zakliknutím kolečka v pravé části schválení a v pravém sloupci zvolit Požádat o schválení.

Ukázka zobrazení Stavu schvalování na stránce souborů - překliknutí do Přehledů = tlačítko Přehled schválení, pro opětovné požádání o schválení tlačítko Požádat o schválení (vpravo dole)

Ukázka sekce Přehledy

Možnosti sekce Přehledy v rámci schvalování

Sekce Přehledy Vám poskytuje možnost si najít všechny rozeslané žádosti o schválení a jejich detaily na jednom místě. Nejen, že tam můžete opětovně žádat o schválení uživatele, kteří stránky souborů ke schválení ještě neschválili, ale můžete zde detailně sledovat stav každého schvalování aniž byste museli najít ve struktuře danou stránku souborů.

Uživatelé při schvalování mohou také psát poznámky ke svému schválení / zamítnutí, jenž si také můžete zobrazit v Přehledech. Vidíte tam přesně detaily: kdy byla žádost doručena, kdy uživatel schválil / zamítnul, poznámku.

Mimo jiné Vám sekce Přehledy dovoluje také exportovat veškerá schválení do .xlsx tabulky. To provedete tlačítkem Exportovat v pravém sloupci stránky.

Ukázka poznámky v Přehledech (uprostřed), tlačítka Exportovat a Požádat o schválení (vpravo)

Tutoriál

Co se dozvíte?

00:15 - Jak aktivovat a nastavit schvalování
01:33 - Kde sledovat stav schvalování, opětovná žádost
02:04 - Přidávání dalších schvalujících
02:47 - Kompletní přehled žádostí o schválení
03:35 - Schvalování z pohledu standardního uživatele / schvalovatele
04:41 - Nastavení opakované notifikace žádosti o schválení